ORGANIZACIÓN DE REUNIONES





A base de golpes ... ORGANIZACIÓN DE REUNIONES todos aprendemos algo.




La Toma de Decisiones.



Organización y Dirección de Reuniones.

 

 

Índice

1. Introducción

2. Análisis de las variables que inciden en la toma de decisiones

3. La toma de decisiones individual y en grupo

Características de la decisión individual

Características de los niveles de participación de un grupo enla toma de decisiones

4. La toma de decisión individual

Fase de planteamiento

Fase de información y de consulta

Fase de deliberación

Fase de decisión

Fase de comunicación

Fase de ejecución

Fase de seguimiento y control

5. La toma de decisiones en grupo

Formas de tomar la decisión

El consenso

6. El seguimiento y control de las decisionesaportadas

La función de control o seguimiento

Actuaciones para un control efectivo

Requisitos de la función de control

La técnica de control individual

Técnicas de control de los propios grupos

7. Bibliografía

Sumario

Parte I

La toma de decisiones

* Introducción

* Análisis de variables en la toma de decisiones

* La toma de decisiones individual y en grupo

* La toma de decisión individual

* La toma de decisiones en grupo

* El seguimiento y control de las decisiones adoptadas

* Bibliografía

Parte II

Organización y dirección de reuniones

* Introducción: necesidad de las reuniones

* Concepto y elementos de una reunión

* La eficacia de las reuniones

* Los tipos de reuniones

* Las fases de una reunión

* Las técnicas o estrategias de trabajo en una reunión

* Los interrogantes que se plantean o cuestiones a debate

* Bibliografía

 

Introducción

La toma de decisiones es una de las tareas más importantes que tienen los directivos de un Centro Educativo. La organización, el funcionamiento y la gestión de las instituciones educativas van a depender de la capacidad decisoria y de la calidad de las decisiones tomadas.

Si probáramos a enumerar las decisiones que toma un Equipo Directivo, grandes y pequeñas, nos quedaríamos asombrados. Y es que las decisiones continuas, día a día, están marcando en gran parte el estilo de una Dirección y del Centro.

La toma de decisiones resulta ser, así, una tarea difícil, en la que puede constatarse con más claridad la inseguridad y debilidad de los directivos en un Centro.

Las razones o motivos de esta dificultad pueden ser tres:

Primera: La toma de decisiones exige la elección entre varias opciones o alternativas y, por lo tanto, lleva consigo la posibilidad de equivocarse.

Segunda: La toma de decisiones está muy unida en todas las organizaciones humanas al principio de autoridad. Las decisiones que tome la Dirección de un Centro pueden y deben afectar a personas, Equipos docentes o estructuras organizativas.

Si en los Centros educativos la Dirección, sea el Equipo Directivo, el de coordinación pedagógica, los coordinadores de ciclo o las jefaturas de Departamento, no asume la autoridad o ésta no es aceptada por los demás miembros de la Comunidad Educativa, la toma de decisiones consensuadas se hace inviable. Al respecto, podríamos plantearnos: ¿Cuántas decisiones se toman en el seno de Claustros, Consejos Escolares, Equipos Directivos… que luego no se llevan a efecto?

Tercera: La toma de decisiones lleva consigo muchas veces consecuencias en personas y Equipos docentes que, al sentirse afectados, dan lugar a conflictos.

Pensemos, por ejemplo, en la toma de decisiones relacionada con el horario de un grupo de alumnos o de profesores en Centros de Educación Secundaria, o la asignación de las horas de no docencia directa en Centros de Educación Primaria.

La no adopción de decisiones puede originar en muchos casos más problemas y conflictos que una decisión tomada, aunque ésta no haya sido acertada.

Otro aspecto muy importante en la toma de decisiones afecta a que los directivos pueden quedar sin autoridad para tomar posteriores decisiones si no hacen el seguimiento a las decisiones tomadas previamente.

Las dificultades señaladas pueden mostrar la incapacidad personal o profesional para que un profesor asuma la función directiva. Como posteriormente se explicitará, sería inconsecuente que la Dirección recayera en un profesor o profesora que no sepa, no pueda o no quiera tomar decisiones.

 

 

 

Análisis de las variables que incidenen la toma de decisiones

Ante la necesidad o conveniencia de tomar una decisión, una Dirección o un Equipo Directivo tiene que analizar los diversos elementos o variables más importantes que suelen intervenir y que se exponen a continuación:

a) Responsabilidad de la toma de decisión. ¿Quién decide?

La decisión no siempre es responsabilidad de la Dirección. La toma de decisiones es responsabilidad o implica a veces a otros profesionales, a otras estructuras o Equipos docentes. Una decisión puede ser responsabilidad de una Jefe de Departamento, de un Coordinador de Ciclo, de un tutor, etc., no siempre debe o tiene que ser responsabilidad de una Dirección o Equipo Directivo.

Lo primero que debe hacer una Dirección ante la toma de una decisión es analizar quién o quiénes son los responsables de cada actuación y qué estructura organizativa o Equipos docentes están implicados. Grandes motivos de generación de conflictos en los Centros son el ámbito de la toma de decisiones, la no clarificación de las distintas funciones, tareas y responsabilidades, el procedimiento en la toma de las decisiones y la comunicación a las personas implicadas.

En este aspecto, resulta totalmente necesaria y conveniente la elaboración del Reglamento de Régimen Interior, donde quede reflejada y explícita la delimitación de funciones, tareas y responsabilidades de cada miembro de la Comunidad Educativa, así como de las diferentes estructuras o Equipos docentes que en el Centro funcionen.

La toma de decisiones y la división de funciones serán, en todo caso, una de las formas más adecuadas para implicar a todos los miembros de la Comunidad Educativa en la organización y funcionamiento del Centro.

b) Tipo de decisión. ¿Qué se decide?

Antes de tomar una decisión, debe analizarse el tipo, ámbito, objetivo y finalidad de la misma, a qué temas o problemas se quiere dar respuesta, qué personas están implicadas y todas las variables posibles para lograr la mayor efectividad.

c) Técnica o estrategia para la toma de decisión. ¿Cómo se decide?

Es importante y necesario seleccionar y analizar la técnica más adecuada para su utilización por la persona o equipo de personas responsables, sobre todo si se van a realizar una o varias reuniones.

d) Tiempo. ¿Cuándo se tiene que decidir?

La eficacia de una decisión tomada viene determinada no sólo por la calidad de la misma, sino también por su oportunidad y adecuación al tiempo en que se aplica.

Es de gran importancia saber tanto el momento apropiado de tomar una decisión como el de que ésta se lleve a efecto y se ponga en práctica.

e) Personas afectadas e implicadas en la toma de decisión.

A la hora de tomar una decisión, conviene tener en cuenta las personas o grupos que están afectados e implicados en la decisión tomada. La información, la consulta o participación en la propia toma de decisiones son factores que no hay que olvidar.

f) Consecuencias y repercusiones.

De la misma manera que se analizan las causas, los procedimientos o los responsables en la toma de decisión, es necesario que se analicen y prevean las consecuencias y repercusiones que puede traer consigo.

La toma de decisiones individual y en grupo

Una decisión se puede tomar en grupo o individualmente.

Características de la decisión individual:

a) Aspectos que pueden ser considerados positivos

* La decisión individual es una decisión que se toma en menos tiempo, es más rápida y ágil.

* Si la decisión es tomada por una única persona, su responsabilidad es más clara y se asume con más facilidad.

El nivel de implicación con la decisión adoptada es mayor que si ha sido tomada por otra persona.

* El seguimiento y control de una decisión individual es más identificable.

Si un Director o Directora o Jefe de Estudios tiene que tomar una decisión su seguimiento es más identificable, a la vez que existe un mayor nivel de implicación.

b) Aspectos que pueden entenderse como negativos

* La decisión que se toma individualmente podría ser de menor calidad que la decisión tomada en equipo o en grupo. La decisión tomada de forma individual contiene un solo punto de vista y pierde las perspectivas que da la decisión tomada en un grupo democrático.

* En la decisión que se toma personal e individualmente el grupo no participa y, por tanto, su nivel de implicación y colaboración es menor.

Las decisiones que toma la Dirección de un Centro Educativo sin consultar o sin dar participación al profesorado implican menos al profesorado que si el claustro o algún Equipo docente ha cooperado en la adopción del acuerdo.

Características de los niveles de participación de un grupo en la toma de decisiones

Las decisiones en grupo presentan varias ventajas e inconvenientes, tal como se especifica a continuación:

a) Ventajas de esta decisión

* La decisión tomada en grupo puede ser una decisión de mayor calidad.

Si son varias las personas que intervienen en la toma de decisiones, los puntos de vista se diversifican, las perspectivas son mayores, y se analizan con más amplitud los pros y los contras, las dificultades, los inconvenientes o las ventajas.

* La decisión que se toma en equipo y en la que participa el profesorado le motiva e implica más. Una decisión que se toma en el seno de un ciclo, Seminario o Departamento puede ser aceptada y asumida con más facilidad que una decisión que ha sido impuesta sin argumentos.

* Cuando una decisión se toma en equipo, la responsabilidad ya no es de una sola persona, sino que es asumida y aceptada por todos los que han tomado la decisión y han participado en su proceso de adopción.

Las características enumeradas anteriormente son muy importantes en estos momentos en que los distintos miembros de la Comunidad Educativa están poco implicados en la dinámica de funcionamiento interno de los Centros Educativos y participan escasamente en su organización.

b) Aspectos negativos de esta decisión

* La decisión que se toma en grupo tiene como gran inconveniente el tiempo que reclama. La decisión que se toma en equipo necesita más tiempo y es más lenta que la decisión individual.

Es necesario buscar momentos de encuentro para los miembros del Equipo y se deben celebrar una o varias reuniones, lo que hace que la toma de decisión en grupo no siempre sea posible, cuando la urgencia o necesidad así lo impone.

* En la decisión que se toma en equipo la responsabilidad queda diluida. No suele existir una persona identificable que se haga responsable del resultado final.

"Ha sido una decisión que se ha tomado en Claustro", "...en el Consejo Escolar", "Es una decisión del Seminario o del Ciclo...", son frases que se suelen utilizar, a veces, para eludir la responsabilidad.

* Tomar decisiones en grupo exige una preparación para el trabajo en equipo, así como reuniones de trabajo técnicas y operativas.

Muchas reuniones de Claustros o de diferentes Equipos Docentes son ineficaces y muy poco operativas, porque los miembros de los mismos no están acostumbrados al trabajo en equipo. En estas condiciones se hace difícil llegar a acuerdos, y cuando se llega a ciertos compromisos no es fácil que se lleven a la práctica.

La dificultad en muchos casos no está tanto en la preparación técnica de estas reuniones como en la actitud individualista y en la poca tradición de trabajo cooperativo y en equipo que tenemos.

Los niveles de participación de un grupo en la toma de decisiones pueden agruparse en los siguientes:

a) Nivel informativo

* Es un nivel en la toma de decisiones de muy poca participación.

* La decisión se toma antes o con posterioridad por parte de la persona o estructura responsable.

* Los miembros del grupo intervienen únicamente en cuanto que son informados.

* El grupo recibe la información y se le aclaran las dudas surgidas tras la exposición.

* Este nivel debe ser potenciado siempre por los Equipos Directivos. Deben informar de las decisiones que toman, de las razones que las han motivado, etc., sobre todo a las personas que se pueden sentir implicadas o afectadas de alguna manera.

b) Nivel de consulta

* La participación del grupo en la toma de decisiones es poca; va a funcionar como un grupo staff o de consulta.

* La Dirección o Equipo Directivo responsable de la toma de la decisión presenta al grupo el tema, problemas, posibles alternativas y abre el proceso de análisis y de discusión.

* Los colaboradores actúan como un órgano staff y el grupo aporta sus propuestas y razones.

* La Dirección o persona responsable, una vez oídas y sopesadas las razones y las propuestas, decide.

* Este nivel en la toma de decisiones siempre es aconsejable. Y lo es por dos razones:

Razón técnica

Quien vaya a tomar una decisión de carácter individual es aconsejable que recabe varios puntos de vista, varias informaciones, y que consulte sobre aspectos que no tenga claros.

La consulta a personas que nos puedan asesorar y darnos su punto de vista es siempre buena técnicamente. La decisión que se adopte con posterioridad será mejor y de mayor calidad.

Razón comunicativa

La consulta y una entrevista deliberativa y de análisis con las personas que directamente están implicadas o relacionadas con la decisión que se ha de tomar y con las posibles consecuencias es siempre adecuada.

Este nivel de participación resulta muy adecuado en los Centros Educativos, donde tienen tanta importancia las relaciones personales y el clima o ambiente de trabajo.

Este nivel de participación tiene, no obstante, un gran inconveniente, como es la falta de costumbre y de puesta en práctica por parte de los Centros Educativos. Así, el Claustro o Equipo Docente al que se consulta y reúne para que haga propuestas o aporte alternativas, no siempre acepta que su propuesta no sea asumida.

Conviene, por ello, aclarar previamente la función de staff y de consulta que tiene un equipo o grupo con el que se mantiene una reunión consultiva o deliberativa.

c) Nivel decisorio

El nivel de participación del grupo es grande, ya que la responsabilidad de la decisión que ha de tomarse le corresponde a él como grupo.

Como luego se explicitará, el nivel o la forma de tomar la decisión dependen de varios factores que dan lugar a variadas modalidades: democrática, parlamentaria o consensuada.

 

La toma de decisión individual

La decisión individual la toma una sola persona, debido a su función y reponsabilidad en el Centro y a la naturaleza de la decisión. Vamos a ana- lizar el proceso de toma de decisión individual, distinguiendo las distintas fases en que se produce.

Fase de planteamiento

La persona responsable de la toma de una decisión individual debe analizar y definir las variables siguientes:

* Tipo de decisión. Problemas, causas, dificultades que la motivan.

* Estrategia de la toma de decisión. Necesidad de consultar, de entrevistarse con personas implicadas o de realizar una reunión con ellas.

* Momento oportuno para tomar la decisión y llevarla a cabo.

* Personas implicadas.

Fase de información y de consulta

Es muy importante y necesaria la recogida de datos y de información que permitan y faciliten conocer situaciones, opiniones y juicios de valor, que nos puedan asesorar y orientar en la tarea de la toma de decisiones.

Hay que tener en cuenta en esta fase a las personas implicadas en la decisión que se vaya a adoptar y que puedan sentirse afectadas por las consecuencias de la misma.

Los canales o cauces de información pueden ser:

* La propia información y datos que posea la persona responsable.

* Los cauces formales que permitan realizar las consultas y recoger las opiniones de las personas implicadas, compañeros o profesores, cuyo criterio puede ayudar y favorecer una decisión adecuada y de más calidad.

* Cauces o canales de información espontánea e informal.

Fase de deliberación

Es el momento del estudio y análisis de los problemas o dificultades de las diferentes propuestas, de los pros y contras de cada una de ellas, de las posibles consecuencias, del momento apropiado para tomar la decisión, comunicarla y llevarla a la práctica.

Fase de decisión

La persona responsable debe hacer en esta fase la elección de la alternativa y llegar a una conclusión sobre la decisión más conveniente o necesaria.

Fase de la comunicación de la decisión tomada

La decisión que se ha adoptado debe ser comunicada siempre y en primer lugar a las personas interesadas o afectadas. No es conveniente que estas personas reciban la información por otros canales o terceras personas. No obstante, a veces la naturaleza de la decisión tomada aconseja el silencio o aguardar al momento adecuado para comunicarla.

Fase de puesta en práctica de la decisión tomada

El Directivo queda sin autoridad para tomar otras decisiones si no ejecuta y pone en práctica aquellas que ha tomado con anterioridad. Esta tarea y ámbito de actuación pueden mostrar la incapacidad personal o profesional para que un profesor pueda asumir la función directiva. No puede ser Director o Directora un profesor o profesora que no sepa, no pueda o no quiera tomar decisiones y ejecutarlas.

Fase de seguimiento y control de la decisión adoptada

El seguimiento y control de las decisiones tomadas, así como la puesta en práctica de las tareas y actividades que llevan consigo, es una labor esencial. Comprende el conjunto de actuaciones que permiten comprobar el cumplimiento de las tareas y actividades decididas e introducir modificaciones en caso necesario.

 

 

La toma de decisiones en grupo

Vamor a referirnos, tras ver las distintas fases de las decisiones de carácter personal, al complejo proceso de decisión cuando los intervinientes son colectivos de personas como los que componen los Centros Educativos. Dedicaremos una especial atención al consenso como la forma más adecuada de decidir cuando se trata de compartir responsabilidades e implicar a todos los miembros del grupo.

La toma de la decisión grupal se producirá, en la mayoría de las ocasiones, en reuniones que deben estar preparadas por anteriores reuniones, sean deliberativas o consultivas, informes, consultas, etc.

Formas de tomar la decisión

Por votación democrática

* El coordinador de la reunión informa y centra el tema objeto de la toma de decisión: génesis y razones de la necesidad de tomar decisiones sobre el tema o problema.

* El grupo analiza, debate y discute alternativas.

* El grupo decide por votación la opción mayoritaria.

* Problemas de las decisiones acordadas por votación:

* La decisión adoptada por mayoría implica la división dentro del grupo entre vencedores y vencidos.

* La decisión que se tome, difícilmente implica a todos los miembros.

* A veces estas decisiones, para evitar conflictos, no se suelen llevar a la práctica ni se hace un control y seguimiento de ellas. Quedan, así, devaluadas y desprestigiadas.

* La votación en todo grupo o equipo de trabajo debe hacerse de forma secreta, a no ser que exista previo consenso.

* Esta forma es aconsejable:

1.° Si el grupo está de acuerdo en el análisis del problema o de la situación y muestra unos acuerdos en relación con las posibles soluciones y éstas no afectan directamente a los intereses, deseos y valores de los miembros del grupo.

2.° Si el grupo no está de acuerdo con el análisis del tema o del problema, pero las decisiones que se pueden adoptar no afectan directamente a los intereses y al trabajo de los miembros del grupo.

* Esta forma nunca es aconsejable:

1.° Si el tema sobre el que se va a decidir está relacionado directamente con las personas del grupo, con sus intereses, valores o ideales. La votación puede tener dos efectos negativos: no servir para nada, ya que no se va a llevar a la práctica, y generar un mal ambiente o clima en el grupo o equipo de trabajo.

2.° Si el tema es de cierta importancia y debe implicar a todos los miembros del grupo y lo decidido va a tener incidencia en la organización y funcionamiento del Centro.

De forma parlamentaria

* La Coordinación o Dirección de la reunión expone y contextualiza el tema.

* Se plantean y se analizan las diferentes alternativas.

* El tema se discute, pero no se llega a votar hasta que se agotan las razones. La votación se ofrece como solución, pero el grupo se compromete a aceptar y asumir la decisión de la mayoría.

* Como en la forma anterior, la decisión se basa en la votación, pero se hace un esfuerzo para integrar a las minorías.

* Con la decisión tomada se intenta implicar a todos, y se crean mecanismos de seguimiento y control por parte del grupo.

Por consenso

* Esta forma de tomar decisiones en equipo supone el nivel mayor de participación y de compromiso por parte del grupo.

* La decisión se toma por consenso, no llegándose nunca a la votación.

* No es aconsejable la votación, ya que, en ciertos temas, se corre el riesgo de que los resultados de la misma no sean aceptados y asumidos. Se aconseja el consenso a través del pacto y de la negociación.

* Esta forma de trabajo y de decidir es mucho más lenta, pero más eficaz, ya que todo el grupo participa y se implica en la decisión.

* Frente a la votación, crea un buen ambiente de trabajo y un buen clima de relaciones personales.

* Esta forma de decidir es totalmente necesaria...

1.° …si la decisión va a tener mucha importancia en la organización y funcionamiento del grupo o del Centro.

2.° …si el grupo no está de acuerdo con el análisis del problema o tema.

3.° …si la decisión que se va a tomar afecta directamente a los intereses, a los valores, o está relacionada directamente con el trabajo y las funciones de cada uno de los miembros participantes.

4.° …si la decisión se quiere implantar y llevar a efecto con garantías.

5.° …para llegar a acuerdos en la elaboración de los Proyectos curriculares y en todas las decisiones en equipo de carácter pedagógico y didáctico.

El consenso

El consenso se produce en la toma de decisiones cuando todas las personas que intervienen asumen la decisión final como si fuese la suya propia.

El consenso requiere poseer estas características:

* Mucha comunicación: a todos los niveles, ya que todas las opiniones deben ser escuchadas.

* Plena participación: para conseguir un alto grado de compromiso con la decisión final.

* Implicación: ante cualquier dificultad nadie niega su colaboración.

Para llegar a alcanzar el consenso es preciso:

* Enfocar la tarea de manera lógica.

* No cambiar de opinión para llegar a un acuerdo o evitar el conflicto.

* Apoyar ideas con las que se puede estar de acuerdo, al menos en parte.

* Considerar las diferencias de opinión como positivas y enriquecedoras, no como obstáculos a demoler.

* No discutir para defender opiniones muy particulares.

* No pensar en ganar o perder.

* Asumir la responsabilidad de escuchar y de ser escuchados.

* Lanzar sugerencias creativas e innovadoras.

* No tomar las decisiones muy rápidamente.

* Evitar técnicas para reducir tensiones, como la votación.

* Ser conscientes de que es imprescindible cuidar el proceso.

* No criticar, sí sugerir.

* Pedir argumentos ante críticas o sugerencias.

* Escuchar comprensivamente dichos argumentos.

Prueba de consenso

Aunque la decisión que estamos a punto de tomar no sea mi opción ni la mejor para mí, al ser viable recibirá mi apoyo como si fuera la mejor.

¿Qué ocurre cuando no es posible el consenso?

Nunca se debería volver a la votación como manera de solucionar el problema. Sería un gran error. Se corre el peligro, como ya se ha señalado, de que el resultado no sea interiorizado ni asumido y, consecuentemente, no se lleve a la práctica.

La situación en caso de no poder llegar al consenso puede deberse a varios motivos:

1.° Tratarse de grupos circunstanciales o desintegrados

Cualquier situación problemática amenaza la estabilidad como Equipo o los intereses de la mayor parte de las personas que lo integran.

En este caso, la solución puede venir de fuera del grupo:

* A través de un técnico que ayude a situar y analizar el problema antes de que el grupo tome posteriormente la decisión.

* Por intervención de un líder carismático que imponga las decisiones.

Estas soluciones no son muy recomendadas, ya que hacen, por una parte, que el grupo no se forme o se establezca, ni que se vayan integrando y consolidando los componentes entre sí; por otra, se genera comodidad, apatía o falta de motivación.

2.° El grupo está configurado pero, ante una situación dada, no realiza el mismo análisis de las causas de la situación o no está de acuerdo en las alternativas o propuestas ante decisiones que hay que tomar; es decir, se produce una situación de bloqueo.

Esta situación se da en grupos grandes y numerosos; en grupos reducidos la situación es difícil que aparezca, ya que las interacciones y las intervenciones son mucho más posibles y el acercamiento, el pacto y la negociación podrían ser más fáciles.

Las posibles soluciones en estos casos son dos:

a) Técnica del anteproyecto

Se nombra una comisión técnica reducida, en la que están representados los diferentes grupos, cuya función y tarea es realizar un anteproyecto en el que se consensuen todos los puntos de vista y se llegue a un acuerdo y a una decisión compartida y de compromiso.

Dicho anteproyecto debe volver al grupo grande para su ratificación.

El acuerdo y la decisión compartida son más fáciles en esta comisión técnica, ya que el grupo es menos numeroso y, al mismo tiempo, la actitud de diálogo y de pacto es mayor. El grupo reducido o comisión no se va a ver como personas con ideas o decisiones antagónicas, sino como un grupo de trabajo cuya tarea es la negociación y el acercamiento.

b) Técnica de la comisión

El grupo designa una comisión técnica, en la que están representados partidarios de las diferentes soluciones. El grupo reducido puede adquirir el compromiso de llegar a una situación de pacto y negociación, que posibilite el acuerdo y el consenso.

La diferencia entre las dos técnicas mencionadas es que ésta última no necesita volver al grupo grande para su ratificación, comunicando sólo la solución pactada y acordada.

Esta alternativa no se debe utilizar cuando los acuerdos sean de importancia y deban ser ratificados legalmente por el Consejo Escolar o por el Claustro de Profesores.

 

 

El seguimiento y control de

las decisiones adoptadas

La función de control y seguimiento

El seguimiento y el control de las decisiones tomadas es una de las funciones de la Dirección después de, o junto a la planificación, organización y ejecución. Esta tarea consiste en la comprobación, supervisión y seguimiento de las tareas y actividades pertinentes para la consecución de las metas y objetivos pactados.

La función de control comprende un conjunto de actuaciones que permiten comprobar la consecución de los objetivos, la realización de tareas y actividades y la introducción de posibles modificaciones durante su ejecución.

No puede identificarse la función directiva de control y seguimiento con una mera fiscalización del trabajo personal. Cuando esta actitud se produce y se confunde el control con la fiscalización, se puede generar en el grupo, o en algunas personas, agresividad o angustia y se corre el riesgo de no conseguir los objetivos elegidos.

El control suele ser una de las funciones que produce mayor desgaste personal y profesional a los órganos unipersonales responsables del Centro. A menudo se mueven con cierta incomodidad y ambivalencia entre dos posturas o actitudes opuestas: la de la autoridad que ejerce el control y la del compañero que empatiza y se solidariza.

Es previo a toda ejercitación de la función de control asumir por parte de las personas que ejercen la función directiva el principio de autoridad, y su aceptación por todos los miembros de la Comunidad Educativa.

Actuaciones para un control efectivo

* Verificar los resultados observables de las tareas y actividades programadas.

La Dirección de un Centro Educativo debe tener una serie de indicadores explicitados en la planificación de actividades.

Estos indicadores deben contemplar dos aspectos básicos en la gestión del Centro:

a) Respecto a la planificación de objetivos y tareas:

* Seguimiento de la planificación de tareas y actividades y de su puesta en práctica cronológica según acuerdo previo.

* Ajustes y desajustes entre lo que se planificó y los posibles imprevistos surgidos a lo largo de la ejecución.

* Mayor o menor adecuación de los recursos elegidos.

* La toma de decisiones adoptadas.

b) Respecto a la organización y ejecución llevada a cabo por los responsables:

* Funcionamiento y coordinación de las distintas personas, Equipos docentes y estructuras responsables de la actividad.

* Reuniones de coordinación y seguimiento de la actividad. Temporalización.

* Analizar las causas que han obstaculizado el cumplimiento de lo planificado.

* Estudio de los factores que han influido para que no fueran llevadas a cabo las tareas y actividades diseñadas en el Plan de Actuación.

* Situaciones o hechos imprevistos que han interferido en el Plan de Actuación.

* Reconducir el proceso del Plan de Actuación.

* Toma de decisiones para reconducir el proceso y el Plan de Actuación.

* Comunicación de las mismas a las personas implicadas e interesadas.

Requisitos de la función de control

La realización de la función de seguimiento y control requiere unos requisitos previos para que sea posible y eficaz.

Principales requisitos:

1.° Planificación de objetivos claros, asumidos, realistas, operativos y medibles.

2.° Establecimiento de indicadores y criterios de observación diseñados en la fase de planificación, que deben ir implícitos en la formulación de metas y objetivos.

3.° Distribución y división de tareas y responsabilidades.

4.° Distinción clara de las diferentes funciones y roles en la organización del grupo o del Centro docente.

5.° Cronoprogramación de actividades.

6.° Existencia del principio de autoridad asumido por los responsables o directivos y aceptado por el grupo o Centro Educativo.

7.° En todo grupo es necesario que exista una persona o grupo de personas que se responsabilicen de hacer el seguimiento y el control para que las actividades programadas se realicen y se lleven a efecto.

La técnica de control individual

Como se ha señalado anteriormente, la función de control es una de las funciones directivas que produce mayor desgaste personal y profesional en los responsables de un Centro Educativo, moviéndose éstos con cierta incomodidad y ambivalencia entre dos posturas opuestas:

* La de la autoridad, que exige, y

* la del compañero, que comparte y se solidariza ante situaciones y problemas.

Esta última función no se quiere, no se puede o no se sabe asumir a veces por los directivos de los Centros y suele ser causa de posibles conflictos.

Los factores que influyen para que esta función pueda ser asumida de forma responsable y eficaz son:

* Personalidad y características de la persona que ejerce la función directiva.

* Conflicto institucional entre autoridad, poder e influencia en el Centro. Cuando estos roles son ejercicidos por personas diferentes, se da lugar al enfrentamiento y al conflicto o a la situación de anarquía organizada y de descontrol en los Centros.

Es preciso que para ejercer la función de control y seguimiento por parte de las personas que tienen funciones directivas, éstas deben asumir el principio de autoridad y que éste sea aceptado por todos los miembros de la Comunidad Educativa.

El control individual es totalmente necesario en toda organización o grupo humano. Las normas de funcionamiento que son objeto de regulación, normativa legal, Reglamento de Régimen Interior, los acuerdos y decisiones tomados individualmente o en grupo exigen un control y seguimiento inmediato por parte del Equipo Directivo y/o profesorado. De no ser así las decisiones tomadas, las normas establecidas, los acuerdos fijados fácilmente dejarán de cumplirse.

Actitudes que debe mantener un Directivo ante el seguimiento y control:

* Potenciar y resaltar "las cosas bien hechas" reconociendo el trabajo y las tareas realizadas.

Los reconocimientos deben hacerse tanto en público como en privado. En el caso del reconocimiento en público y a una persona o grupo, el Equipo Directivo debe regirse por el principio de la prudencia.

* Llamar la atención siempre que se pueda en privado y en el momento y sitio adecuado. Es conveniente emplear la entrevista individual no pública para pedir explicaciones sobre acuerdos olvidados o normas no cumplidas.

Estas entrevistas exigen una preparación con el fin de buscar la información previa sobre las circunstancias y las condiciones en que se hayan producido los hechos que se quieren recriminar.

* No llamar la atención o "echar broncas" al grupo o Claustro cuando los merecedores de ello sean una persona o grupo reducido, por miedo a enfrentarse con ellos respecto a su incumplimiento de acuerdos o decisiones adoptadas. No es aceptable la postura de Directivos que dirigen los Centros pendientes de minorías reivindicativas. Estas Direcciones, que no soportan enfrentarse por timidez o pudor en una relación personal, suelen crecerse en público y presentar al grupo como suyos los fallos o incumplimientos de personas concretas.

* El control no puede ser entendido como una labor fiscalizadora. Esta actitud, como ya se ha explicitado anteriormente, puede producir agresividad, angustia e inseguridad en el grupo o en algunas personas del grupo. Por ello, es necesaria y conveniente la entrevista y conversación personal, en la que se posibilite:

* Información directa y versión personal del interesado en primer lugar, dándole la opción de explicarse o disculparse.

* Recordar los objetivos fijados y los acuerdos vinculantes tomados por el grupo.

* Ofrecer los medios o recursos que precise la persona implicada para que pueda cumplir sus responsabilidades.

* Se hace el seguimiento y el control de las funciones, tareas y responsabilidades, no de las personas, aunque el control nunca puede ser objetivo o neutro.

Este principio hace necesario que las personas que ejercen el control y las personas o grupos sobre los que se ejerce aquél comprendan y acepten que es necesario y conveniente moverse entre actitudes que combinen la comprensión, el diálogo, la tolerancia, la firmeza y la responsabilidad.

* A veces son necesarias las técnicas quirúrgicas o sancionadoras.

En casos graves y reiterativos se impone la necesidad de sancionar y tomar decisiones disciplinarias o de denunciar la situación al organismo correspondiente.

Técnicas de control de los propios grupos

El principio de participación en la gestión y control de los Centros Educativos emanado de la Constitución y de las Leyes Orgánicas que la han desarrollado (L. O. D. E., L. O. G. S. E.), contempla y establece que los distintos sectores y estructuras organizativas deben intervenir en la organización y funcionamiento de los Centros, adquiriendo una autonomía y una responsabilidad en el gobierno de los mismos.

Este marco legislativo implica una serie de consecuencias:

1.a Los distintos órganos y estructuras organizativas deben adquirir y asumir su propio nivel de responsabilidad y de control.

2.a Es necesario que los diferentes Equipos docentes y estructuras organizativas trabajen por proyectos o programas, en los que se especifiquen:

* Objetivos.

* Tareas y actividades.

* Personas responsables.

* Cronoprogramación o temporalización de actividades.

* Criterios de seguimiento, autocontrol y evaluación.

* Mecanismos de control.

Todo ello va a permitir que el grupo, Equipo docente o estructura organizativa realice el seguimiento y control de su propia actividad.

3.a Es conveniente que estos proyectos o programas de trabajo estén recogidos por escrito.

4.a De todas las reuniones de Ciclo, Departamento (no solamente de los órganos colegiados) se deberían realizar unas actas de las sesiones de trabajo, como mecanismos del propio seguimiento y control. En las actas deben figurar:

* Fecha, hora y lugar.

* Personas que asisten a la reunión.

* Objetivos y temas de la reunión.

* Acuerdos y decisiones.

* Propuestas al Consejo Escolar, al Claustro o Equipo Directivo.

Las actas no son un mero trámite burocrático. Las actas son el mejor procedimiento para que un grupo de trabajo o un Equipo docente realice su propio seguimiento de los objetivos marcados, de las tareas y actividades propuestas, acordadas y asumidas como equipo, de los problemas, dificultades o imprevistos encontrados o de la toma de nuevas decisiones tendentes a mejorar el programa o proyecto iniciado.

Las actas son, en definitiva, un mapa del camino recorrido por el equipo para la consecución del fin propugnado.

 

 

Bibliografía (1988): . Editorial Popular. Madrid.

. (1968): . México.

y (1988): . Segunda edición. Narcea. Madrid.

y (1991): . Ariel. Barcelona

O. C. D. E. (1991): . Informe internacional. Barcelona. Paidós/M. E. C.

y (1989): . Grijalbo. Barcelona

(1986): . Villar Angulo.

 

 

Índice

1. Introducción: necesidad de las reuniones

2. Concepto y elementos de una reunión

3. La eficacia de las reuniones

4. Los tipos de reuniones

Por su objetivo o finalidad

Por el número de miembros participantes

5. Las fases de una reunión

El análisis y estudio de su necesidad

La fase de preparación

El inicio de la reunión

El desarrollo de la reunión

* Actuación del moderador o moderadora

* Técnicas a utilizar

* Dificultades más frecuentes

El final de la reunión

El seguimiento de los acuerdos, decisiones y tareas por partede las personas responsables e implicadas

6. Las técnicas o estrategias de trabajo en una reunión

El estudio de documentos

El estudio de casos

El análisis de anteproyectos

La discusión guiada

El torbellino de ideas

La puesta en común de grupos de trabajo

7. Interrogantes que se plantean o cuestiones adebate

8. Bibliografía

 

Introducción: necesidad de las reuniones

La L. O. G. S. E. destaca la necesidad de elaborar por parte del Consejo Escolar un Proyecto Educativo de Centro y por parte del Equipo docente su plasmación en las aulas a través de la elaboración de un Proyecto Curricular de Centro.

Se pone énfasis en su proceso de elaboración, que será en reuniones que toman decisiones por consenso.

La finalidad última es pactar líneas comunes de actuación para estructurar un contextualizado y coherente paquete formativo para cada Centro Educativo.

La reunión de trabajo es, por tanto, el espacio donde se toman decisiones consensuadas.

La reunión es considerada como el procedimiento esencial de trabajo utilizado por los diferentes Equipos docentes de los Centros educativos para posibilitar el intercambio de ideas, pensamientos, actitudes o sentimientos entre sus componentes. Sin embargo, a menudo la mayoría del profesorado duda de su utilidad y eficacia.

Varias son las razones de esta desoladora opinión:

* Sensación de innumerables reuniones y pérdida de tiempo.

* Reuniones no preparadas: los directores, coordinadores de Ciclo, jefes de Departamento convocan reunión, el Claustro acude y... ¡a ver qué pasa!

* Reuniones mal dirigidas o no dirigidas, al no emplear técnicas y estrategias adecuadas, o que acusan la falta de recursos procedimentales.

* No se toman acuerdos ni se determina un plan de actuación posterior.

* Si se toma algún acuerdo, no se especifica quién, cómo y cuando se realizará el seguimiento y control de su puesta en práctica.

* El no llevar a efecto el acuerdo tomado invalida con frecuencia la eficacia de una nueva reunión.

 

 

Concepto y elementos de una reunión

Una reunión la constituye un grupo de personas de parecido perfil profesional unidas en un espacio y tiempo, y con una documentación concreta para su lectura, debate y aprobación, con el fin de coordinar actuaciones posteriores en el Centro.

Las personas responsables de las reuniones deben tener en cuenta, en el momento de convocarla o prepararla, los elementos o variables que intervienen en ella. Su interacción condicionará el objetivo o modalidad de reunión, su tiempo o duración y las personas que deben asistir.

Miembros o asistentes a la reunión

La participación de los miembros que asisten a una reunión va a depender de:

a) Número de asistentes

* Cinco o menos de cinco: La reunión consigue gran eficacia y participación e implicación de los asistentes. Tiene la dificultad, sin embargo, de potenciar las influencias personales.

Corresponde esta modalidad a reuniones de Equipo Directivo y Coordinadores de Ciclo o Jefes de Departamento.

Duración: entre 45 minutos y una hora.

* Entre cinco y siete miembros: Grupo de trabajo eficaz.

Equilibrio entre todas las variables mencionadas que intervienen. Suele corresponder con reuniones de Ciclo, Departamento y reuniones de la Comisión de CoordinaciónPedagógica.

Duración: entre una hora y hora y media.

* Más de diez y menos de veinte: Creación de subgrupos de poder e influencia. Grupo no eficaz para la toma de decisiones.

Corresponde a Claustros pequeños o a la Comisión de Coordinación Pedagógica de Centros de Educación Secundaria.

Duración: entre una hora y hora y media.

* Más de veinte: Grupo poco eficaz para el trabajo en reuniones.

Corresponde a Claustros y Consejos Escolares de Centros grandes o asambleas de padres y madres del alumnado o de los propios alumnos y alumnas. Grupos válidos para reuniones informativas y para ratificar acuerdos y decisiones que previamente ya se han trabajado y consensuado en Equipos docentes o comisiones de los mismos.

Duración adecuada: una hora.

b) De las características del grupo

* Nivel de participación e implicación.

* Grado de madurez.

* Grado de cohesión del grupo.

* Libertad en la constitución del grupo.

* Grupo constituido por imperativo legal-profesional.

Tiempo o duración de las reuniones

La duración de una reunión es una variable que debe tener en cuenta la persona o personas que la preparan o coordinan.

Definida por Mucchielli, la "intervención" o "interacción" es "un intercambio entre miembros de un grupo o entre un miembro y el grupo entero". Podemos señalar que, a mayor participación, mayor número de interacciones y mayor tiempo y duración de la reunión.

Cuanto mayor es el grupo de personas en una reunión, aumenta progresivamente el número de interacciones y se necesita mayor tiempo para que el grupo pueda tomar una decisión o llegar a un acuerdo.

Es conveniente y necesario conjugar, a la hora de plantear una reunión, el número de personas, tiempo disponible y el objetivo o finalidad de la reunión.

Tema de la reunión

El tema o temas de la reunión aparece en el orden del día, que contiene los puntos a tratar.

Finalidad de la reunión

La finalidad de la reunión se especifica en el objetivo u objetivos que se pretende alcanzar.

Hay que distinguir perfectamente entre el tema y el objetivo o finalidad.

Según la finalidad u objetivos, las reuniones se pueden clasificar en: informativas, consultivo-deliberativas, formativas y decisorias.

Técnica de la reunión

Según cuál sea el tipo de reunión, se seleccionará la técnica más adecuada para la consecución de los fines propuestos (véase la parte I de este cuadernillo referida a La toma de decisiones: seguimiento y control).

 

 

La eficacia de las reuniones

La eficacia de las reuniones viene determinada por el consenso adquirido y por la operatividad lograda.

Requisitos

Los requisitos para que una reunión sea eficaz son los siguientes:

a) Ser necesaria su convocatoria y celebración.

La celebración de muchas reuniones, teniendo en cuenta el poco tiempo del que disponen los profesores, o la dificultad para encontrar tiempos para reuniones, puede restar eficacia e implicación del profesorado en las mismas.

b) Estar preparada, tanto por la persona que va a dirigir la reunión como por los participantes.

De hecho, si una reunión no está preparada, no debería celebrarse. Sería una gran pérdida de tiempo y restaría mucha eficacia a ésta y posteriores convocatorias.

Según la tipología de la reunión, ésta deberá estar preparada individualmente, por Equipos docentes o por comisiones de trabajo.

c) Terminar en un Plan de Actuación, que posibilite la puesta en práctica, de los acuerdos y el seguimiento de las decisiones tomadas.

Muchas reuniones de Claustro y de Equipos docentes son ineficaces porque a su conclusión no se concreta un plan para llevar a cabo las decisiones tomadas, donde se expliciten las tareas a realizar, las personas responsables, las actividades necesarias a desarrollar y sus responsables, la temporalización, etc.

d) Si se quiere que una reunión, y las posteriores, sean eficaces es necesario que se ejecuten las decisiones tomadas y los acuerdos consensuados. Si no se hace así, las reuniones posteriores serán puramente formalistas.

 

Los tipos de reuniones

Una clasificación de las reuniones podría ser:

Por su objetivo o finalidad

A) Informativas

El objetivo de la reunión es transmitir a un Claustro o Equipo docente una información que es necesaria o conveniente.

La reunión se limita a que la persona o grupo de personas que deben dar la información, la comuniquen y resuelvan las dudas o contesten a preguntas sobre el tema objeto de información.

Este tipo de reuniones tiene tres momentos:

1.° Comunicación de la información por parte del director de la reunión o responsable de la información.

2.° Rueda de presentación de dudas y preguntas.

3.° Contestación a las diferentes dudas o preguntas.

El que dirige la reunión tiene que ser consciente del objetivo y no permitir que se entre en discusiones o desviaciones que modificarían el objetivo de la reunión. Para ello es conveniente asignar tiempos límites a las ruedas de intervenciones.

Hay que considerar, no obstante, que no siempre será la reunión el mejor modo para informar. En el Centro tienen que existir otros cauces de comunicación y canales de información:

* Tablón de anuncios.

* Hojas informativas personales.

* A través de Coordinadores de Ciclo.

* A través de la Jefatura de Estudios.

* A través de los Jefes de Departamentos.

* A través de los distintos Delegados de Curso.

* A través de la Junta de Delegados.

B) Consultivo-deliberativas

La finalidad de este tipo de reuniones es estudiar o analizar propuestas o soluciones a temas o problemas que tiene planteado un Equipo docente o Claustro.

En ellas se estudian las diversas alternativas o propuestas, analizando los pros y contras de cada una de ellas.

En este tipo de reuniones no se toman decisiones, bien porque no es responsabilidad del Equipo docente, cuya función o tarea es hacer propuestas a la persona o personas responsables de la misma, o bien porque la decisión será motivo de una reunión posterior, cuando las propuestas o soluciones estén más claras y las decisiones más consensuadas y trabajadas.

No siempre es aconsejable que en una misma reunión se debatan y analicen propuestas o alternativas y se llegue a acuerdos o decisiones.

C) Formativas

La finalidad de estas reuniones es crear opinión y transmitir ideas. También se aprovechan para formar a los miembros de un Equipo docente sobre un tema acerca del cual necesitan información y forjar un criterio.

La finalidad es, consecuentemente, tanto informar en aspectos instructivos o contenidos conceptuales como modelar actitudes, tomar posturas o incidir en contenidos procedimentales (dinámica de grupos).

D) Decisorias

Las reuniones decisorias son aquellas que tienen como objetivo tomar una decisión colegiada.

La toma de decisiones siempre es complicada y compleja por dos razones:

1.a La decisión debe ser de calidad y siempre se corre el riesgo de no acertar.

2.° El proceso de la toma de decisiones es complejo. Hay en los miembros del grupo análisis distintos de la misma realidad, diferentes intereses, objetivos diversos, etc.

Por eso es aconsejable que, si la decisión es importante y de gran incidencia en el Centro, o si es una decisión que tiene que tomar el Consejo Escolar o el Clautro, haya sido discutida y debatida con anterioridad. Habrá que tener en cuenta los pros y contras, las causas y consecuencias, en reuniones deliberativas del mismo órgano o en comisiones o Equipos docentes del Consejo Escolar o Claustro.

A la reunión decisoria se debe ir con propuestas, y la decisión debe venir consensuada por los equipos o las comisiones a las que se ha encargado el estudio del problema o de la situación planteada.

Una reunión de más de seis o siete personas para decidir o tomar una decisión, no es técnicamente aconsejable, como ya se ha dicho.

Las reuniones que se convocan en nuestros Centros difícilmente son de un tipo o de otro, extensivamente (informativas, consultivas, formativas o decisorias), sobre todo si son reuniones o sesiones del Claustro de Profesores o del Consejo Escolar.

Sin embargo, siempre es necesario y conveniente que:

1.° Los miembros de una reunión conozcan perfectamente los temas de las reuniones y la finalidad de las mismas.

2.° Los Equipos Directivos procuren separar y a no hacer coincidir en una misma reunión diversos temas y finalidades, ya que los miembros de la reunión tienden a unirlos.

Es necesario que si en el orden del día de una reunión hay varios puntos a tratar, los integrantes de la misma separen las finalidades y los temas. Y esto es responsabilidad del que dirige o conduce la reunión.

Por el número de miembros participantes:

A) Reuniones de grupo pequeño (de 3 a 7 miembros)

Estas reuniones de pequeño grupo son las ideales para lograr un trabajo eficaz. En ellas se pueden tomar decisiones y lograr que todas las personas participen, se impliquen y colaboren.

Estas reuniones son propias de Equipos Directivos, Equipos docentes de Ciclo, Departamento o Seminario, Comisiones del Consejo Escolar o del Claustro...

La duración de las reuniones puede estar entre 45 minutos, o menos, y una hora y media.

B) Reuniones de grupo mediano (8 a 20 miembros)

Estas reuniones son útiles para informar, consultar y debatir situaciones o problemas.

Es el grupo ideal para la formación, sobre todo cuando el objetivo que se persigue es el cambio de actitudes y la formación de opiniones.

Nunca son aconsejables para tomar decisiones y llegar a acuerdos, ya que para esto se necesita mucho tiempo. En estos casos la acción de los grupos es lenta y se precisa de un líder con gran influencia y ascendencia en el grupo.

La duración idónea de estas reuniones está entre un hora y hora y media efectivas.

C) Gran grupo (20 a 40 miembros)

Estas reuniones son propias de Claustros generales y de los Consejos Escolares de los Centros con muchos miembros.

El objetivo que se persigue es la información, puesta en común y el ratificar o aprobar decisiones o acuerdos que han sido consensuados previamente en comisiones o Equipos docentes.

La duración adecuada está entre una hora y hora y media.

Este tipo de reuniones es muy lento y necesita una gran labor de coordinación o conducción de la sesión. Pueden ser de escasa eficacia y nulo rendimiento y producir desánimo, así como poca implicación y participación de sus miembros.

Si todas las reuniones deben ser preparadas, las de gran grupo exigen una previa y exquisita preparación, tanto por parte de la persona que las debe conducir o coordinar como por parte de sus participantes.

La duración idónea es de una hora u hora y media.

D) Asamblea (más de 40 participantes)

Estas reuniones son propias de asambleas generales de padres y madres de alumnos o de los propios alumnos. También, aunque no muy numerosos, existen Claustros con un número de miembros superior a 40 personas.

La asamblea únicamente puede tener un objetivo informativo.

 

 

Las fases de una reunión

A) El análisis y estudio de su necesidad

La Dirección de un Centro o el coordinador de un grupo antes de convocar una reunión debe plantearse:

1.° ¿Es necesaria la reunión?

Para considerar la necesidad o conveniencia de una reunión, el responsable del grupo debe analizar dos aspectos:

a) Necesidad técnica

* Existe necesidad de comunicar o de informar sobre algún aspecto de la organización y funcionamiento del Centro, y la reunión es el mejor cauce para transmitir esta información, dada la importancia o la naturaleza de la misma.

* Es conveniente y necesaria una reunión para pedir la opinión, sugerencias o propuestas a un grupo de personas, Equipo docente u Órgano del Centro Educativo.

* Es preciso tomar una decisión y ésta es responsabilidad de un Equipo docente o de un órgano del Centro.

b) Necesidad de interrelación o comunicación

La reunión puede ser, a veces, también necesaria para:

* Fomentar la participación e implicación del profesorado, alumnado o familias en la organización y funcionamiento del Centro.

* Propiciar y fomentar un buen clima y ambiente de trabajo.

* Potenciar las relaciones entre los diferentes miembros del Claustro o de toda la Comunidad Educativa.

2.° ¿Es la reunión la técnica y el procedimiento más adecuados para afrontar el tema o resolver el problema?

Existen procedimientos como la elaboración de notas informativas, el cuadro de avisos o tablón de anuncios, los horarios de visitas, que puede ser que, a veces, hagan innecesario algún tipo de reuniones.

3.° ¿Cuál es el momento más propicio o adecuado?

Ciertos días y algunas horas son más propicias e idóneas para la convocatoria y celebración de reuniones.

* Miércoles, tras las clases de la mañana en Educación Primaria.

* Miércoles, en Ed. Secundaria, siempre y cuando así lo favorezcan las instrucciones de funcionamiento de los Centros o su propia organización.

B) La fase de preparación

La responsabilidad de la preparación de una reunión recae directamente en el conductor o coordinador de la misma y en las personas que van a asistir y participar.

El coordinador de una reunión debe atender a:

1.° Las condiciones materiales:

* Sala de reunión.

* Condiciones necesarias y ambiente de trabajo.

* Recursos materiales.

2.° La fijación del orden del día y determinación de las personas que deben asistir.

El tema o temas de las reuniones debe:

* Ser real.

* Afectar e interesar al grupo.

* Establecer los límites de su tratamiento.

3.° El análisis, antes del comienzo de la misma, de los posibles aspectos problemáticos del tema. Debe tener claros los datos esenciales, posibles problemas que se pueden plantear en el transcurso de la sesión de trabajo, alternativas y propuestas posibles, etc.

4.° La determinación data del objetivo de la reunión. La finalidad u objetivo debe indicarse en la convocatoria con toda claridad y precisión.

La convocatoria de una reunión debe realizarse siempre que sea posible con un plazo suficiente

En la convocatoria deben incluirse:

* Fecha, lugar y hora de la reunión.

* Duración.

* Orden del día (tema de la reunión).

* Finalidades de la reunión en cada uno de los puntos del orden del día.

* DocumentaciónÊcon datos, problemas, propuestas; todo aquello que pueda ser nuevamente analizado y estudiado por las personas que van a asistir.

Las personas asistentes o participantes deberían ser convocadas con un tiempo suficiente.

Esta fase es importante para los miembros de los órganos colegiados y representantes de algún grupo o sector de la Comunidad Educativa.

Es el momento de informar, de recoger opiniones y sugerencias y poder llevar a la reunión el sentir y las ideas o sugerencias de las personas a las que se representa.

C) El inicio de la reunión

El director de una reunión debe:

* Comenzar la reunión con puntualidad.

* Clarificar los puntos del orden del día.

* Precisar el objetivo o finalidad de la reunión.

* Definir con claridad y precisión la técnica o estrategia a emplear en la reunión.

* Priorizar el tratamiento de los puntos del orden del día.

La acogida, la presentación y la cualificación de los participantes constituyen un factor esencial para crear un clima profesional y amable en la reunión.

D) El desarrollo de la reunión

Actuación del moderador o moderadora

El moderador de la reunión tiene que conducirla teniendo en cuenta dos planos:

a) Plano de la efectividad, dirigido a:

* La consecución de los objetivos de la reunión.

* La aplicación de la técnica planificada.

Para conseguirlo el conductor de una reunión debe cumplir las siguientes tareas:

* Reformular las opiniones individuales que convenga resaltar y que puedan estimular las interacciones.

* Centrar continuamente los debates y propuestas hacia la finalidad y tema de la reunión.

* Reformular o hacer las síntesis de una intervención larga.

* Hacer las síntesis entre varias opiniones.

* Hacer la síntesis de cada fase o de cada punto del orden del día.

* Hacer la síntesis final.

* Evitar disgresiones y huidas del tema.

* Mantener el orden y turno de palabra.

* Destacar los puntos de acuerdo o desacuerdo.

* Mantener en la reunión un ritmo adecuado. Un ritmo lento cansa, desanima, aburre y adormece. Un ritmo muy rápido genera excitación.

b) Plano de la comunicación, dirigido a:

* La creación de un buen ambiente y clima de trabajo profesional (sensación de igualdad).

* La animación a la participación.

El conductor de la reunión debe buscar un ambiente o tono cordial, un clima de confianza y debe estimular el interés de las personas asistentes.

Se debe evitar:

* Contestar personalmente a las cuestiones que se planteen.

* El planteamiento de cuestiones personales.

* Las descalificaciones personales.

* Hacer sentir que las decisiones están ya tomadas.

Se debe potenciar:

* Las intervenciones de todas las personas asistentes.

* El respeto a todas las opiniones e intervenciones.

* La creación de confianza, cooperación y cordialidad.

Las técnicas a utilizar

Técnicas que debe dominar el conductor de la reunión durante el transcurso de la misma:

Reformulación

¿Qué es?

* Recoger una opinión, un juicio, una propuesta, una aprobación, etc., realizada por cualquier participante y reformularla de nuevo para la reconsideración del grupo.

¿Cuándo se hace?

* Cuando la aportación es interesante y conveniente para la consecución de los objetivos.

* Cuando convenga tener en cuenta varias aportaciones y haya que resumirlas y entresacar lo que tienen en común o de diferencia.

¿Cómo se hace?

* Reflejo puro y simple: repetición textual.

* Resumen: presentación de lo esencial.

* Nueva reformulación: se repite la idea con otras palabras.

Reestimulación

Consiste en animar a la participación y a la interacción de los asistentes en la dinámica de la sesión de trabajo.

Procedimientos

1.° Pregunta-test:

Tiene por objetivo definir una palabra o concepto que los participantes utilizan con significados claramente distintos.

Se utiliza también para definir una palabra desconocida o una alusión oscura.

2.° Invitación directa a participar:

Se emplea para hacer hablar o intervenir a una persona que ha permanecido en silencio durante un cierto tiempo o a un participante que, por sus gestos, parece querer intervenir.

Este procedimiento conviene emplearlo con aquellos miembros que guardan silencio en las reuniones y posteriormente boicotean las decisiones o acuerdos con sus palabras o actuaciones.

3.° Petición de complemento:

Invitar a completar puntos de vista distintos u opiniones diferentes.

4.° Pregunta eco:

El moderador devuelve al participante su propia pregunta y con su misma formulación, pidiendo que sea él quien responda, ya que es su responsabilidad o conoce el tema.

5.° Pregunta rebote:

El moderador devuelve la pregunta hecha por un participante a otro.

6.° Pregunta recuerdo:

Consiste en una pregunta o una cuestión planteada anteriormente y que quedó sin contestación.

7.° Resúmenes o síntesis parciales.

Dificultades más frecuentes

* Silencio prolongado del grupo.

Alternativas:

* Conviene mantener, a veces, el silencio y que el grupo se enfrente a la situación.

* Técnicas de estimulación.

* Charlatanería inoportuna de algunos participantes.

Cuando esta situación provoque en el grupo una sensación de malestar, convendrá recordarle a la persona lo limitado del tiempo y la necesidad de que otras personas hagan uso de la palabra.

En último término, habrá que cortarle la palabra y concedérsela a otro miembro o aprovechar la ocasión para pedir la opinión de un participante silencioso.

En reuniones de muchos miembros, conviene la limitación de tiempo en las intervenciones. Debemos tener siempre presente, sin embargo, que toda agresión del moderador contra un participante provoca generalmente en todo grupo una solidaridad con el miembro atacado y, por tanto, una alianza táctica con él contra el moderador o conductor de la reunión.

* Desviaciones del tema por parte de un miembro.

Estas desviaciones y evasiones no deben aceptarse en líneas generales y el moderador debe intervenir para reconducir la reunión al tema y objetivos propuestos.

Cuando las desviaciones son continuas y sistemáticas, conviene que nos preguntemos si no estamos ante un posible saboteador o saboteadores de la reunión.

* Saboteador sistemático.

Debemos analizar las causas, pero será necesario que cuanto antes el conductor de la reunión o el propio grupo se enfrente con la actitud y posiciones de algunas personas.

No siempre es conveniente que sea el coordinador el que actúe.

* Evasiones del grupo.

Son mecanismos de defensa que emplea el grupo para no enfrentarse con el tema, problemas o conclusiones a las que se puede llegar. En estos casos, el coordinador se debe dar cuenta del malestar existente y tomar la decisión de:

* Hacer que el grupo se enfrente con el tema o problema.

* No abordar el tema y dejarlo para otro momento.

* Enfrentarse con la situación desde otra perspectiva o enfoque del problema.

E) El final de la reunión

El coordinador de una reunión tiene que conseguir que la sesión de trabajo no acabe sin:

1.° Haberse fijado con toda claridad los acuerdos y decisiones.

2.° Ser clarificadas las tareas y actividades que harán posible la puesta en práctica de los acuerdos y decisiones tomadas.

3.° Ser designadas las personas responsables del seguimiento y ejecución de cada tarea o actividad.

4.° Ser asignados los recursos para cada tarea o actividad.

5.° Una cronoprogramación de tareas y actividades.

6.° Un plan de valoración procesual y final.

F) El seguimiento de los acuerdos, decisiones y tareaspor parte de las personas responsables e implicadas

Ya se ha indicado, al hablar de la eficacia de las reuniones, la necesidad de ejecutar o llevar a la práctica las decisiones y acuerdos adoptados. De no ser así, cualquier decisión o acuerdo puede incapacitar a un grupo y a su coordinador para tomar nuevos acuerdos en reuniones posteriores.

La razón de ser y el sentido de las actas de todas las reuniones es que el grupo haga el seguimiento y lleve el control de las decisiones y acuerdos adoptados.

Cada reunión debería comenzar con la lectura del acta anterior y la revisión de la puesta en práctica de los acuerdos.

 

 

Las técnicas o estrategias de trabajo en una reunión

La técnica o estrategia a emplear en una reunión dependerá de sus variables o elementos: número de miembros, objetivo o finalidad, objeto o tema de la reunión y tiempo disponible.

Principales técnicas

El estudio de documentos

La reunión se basa en un documento que previamente ha sido analizado por cada uno de los componentes del equipo, y de cuyo análisis y debate en común se obtendrán unas conclusiones o decisiones de equipo.

El estudio de casos

El proceso de la reunión se basará en unos datos o hechos, sobre los cuales el equipo reunido debe:

* Estudiar el hecho o los datos e implicación de personas.

* Analizar las causas o motivos.

* Prever las consecuencias.

* Deducir unas conclusiones o tomar una actitud.

* Decidir una estrategia de intervención.

El análisis de anteproyectos

La reunión consistirá en el análisis, debate y toma de postura de un Equipo docente o Claustro ante una propuesta o anteproyecto que uno o varios miembros del equipo o del Claustro proponen al gran grupo.

La discusión guiada

Esta técnica únicamente es aconsejable en reuniones de trabajo de Comisiones de órganos colegiados y en los diferentes Equipos docentes. No es apropiada para reuniones de más de ocho o diez miembros. Es aconsejable para una discusión abierta o poco preparada en la que un grupo de trabajo de Ciclo o Departamento analice un problema o un tema profesional.

Esta técnica no es la más recomendada para la toma de decisiones o para llegar a acuerdos, sobre todo en aspectos importantes y de transcendencia en la organización y funcionamiento del Centro.

Es aconsejable en reuniones de carácter formativo o consultivo-deliberativo.

El torbellino de ideas

Esta técnica es adecuada para recabar información, de una forma poco sistemática, en la reunión de un grupo.

Consiste en pedir a los miembros participantes que expongan de una manera espontánea y sin complejos ideas o breves reflexiones sobre un tema o aspecto de la organización y funcionamiento del Centro. Toda la información recabada de esta manera poco reflexiva y espontánea es posteriormente tratada, analizada y estructurada y se devuelve al grupo en reuniones posteriores.

Mediante esta estrategia se obtiene de una forma creativa y divergente un amplio abanico de formas de pensar o actitudes ante una situación o tema planteado.

Esta técnica tiene la ventaja de que es breve, de poca duración y anima a la participación a todos los componentes de la reunión.

La puesta en común de los grupos de trabajo

Se ha repetido ya varias veces que los grupos de trabajo eficaces son equipos entre cinco y siete personas. Sin embargo, el Consejo Escolar y muchos de nuestros Claustros son superiores en número.

Previamente a las reuniones, es preciso a veces trabajar en Comisiones o Equipos docentes y hacer posteriormente puestas en común, donde los diferentes Equipos o Comisiones comuniquen sus análisis, sus razonamientos, propuestas y alternativas al gran grupo.

Estas reuniones no deben tener un carácter decisorio, sino únicamente de información y de confrontación de ideas o actitudes.

Si fuera necesario tomar decisiones, se haría en una reunión posterior y con una técnica diferente.

 

 

Interrogantes que se plantean o cuestiones a debate

1. Necesidad de contemplar en la formación inicial del profesorado la enseñanza de técnicas para trabajar en equipo y de conducción de reuniones para la Formación de los Equipos Directivos.

La conducción de reuniones es un ámbito en el que los Equipos Directivos deben ser preparados, dada la importancia del liderazgo pedagógico que actualmente deben asumir, de cara a la implantación de la L. O. G. S. E.

2. Necesidad de especificar el perfil del "dirigente" o de los Equipos Directivos en la carrera docente.

3. Orientación de la actitud del profesorado y de los Equipos Directivos hacia un funcionamiento del Centro que incluya sesiones plenarias del Claustro (pocas), de Equipos docentes (Niveles, Ciclos, Departamentos) y de grupos específicos (comisiones o grupos de trabajo).

4. La utilización de las reuniones en los procesos de elaboración, tanto del Proyecto Educativo de Centro como delProyecto Curricular de Etapa, como técnica de trabajo.

5. Las técnicas de reunión y de trabajo en grupo, una vez experimentadas por los Claustros y por los diferentes Equipos docentes, son extrapolables a la actividad docente en el aula de cada profesor o profesora.

6. La responsabilidad sobre la opinión que puede tener el profesorado de que las reuniones "no sirven para nada" y que son "una pérdida de tiempo" es en gran parte de los Equipos Directivos.

 

 

Bibliografía (1988): . Ed. Popular. Madrid.

(1989): . Ed. Les Presses du management. París.

(1988): . Ed. Sal Terrae. Santander.

y (1989): . Deustesche. Stuttgart.

(1988): . Ed. Club de Estudio. Buenos Aires.

(1991): . Editorial MAC Graw-Hill. México.

(1984): . Ed. Ibérico Europea de Ediciones, S. A. Madrid.

(1990): . MAC. Graw-Hill. México.

(1980): . Narcea. Madrid.

 

 




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